Proof of Concept

Inleiding

Binnen hogescholen bestaat een brede en groeiende behoefte aan een flexibel, modulair en open systeem voor het beheren en delen van onderzoeksinformatie en metadata. Deze behoefte wordt gevoed door onder meer toenemende verantwoordingsvragen, de wens tot betere zichtbaarheid van praktijkgericht onderzoek en de noodzaak om onderzoeksinformatie sectorbreed te kunnen hergebruiken. De behoefte wordt extra gevoed door actuele ontwikkelingen rondom digitale soevereiniteit en de uitgangspunten van de Barcelona Declaration on Open Research Information.

Uit gesprekken met instellingen komen twee duidelijke behoeften naar voren. De eerste behoefte betreft de kern van de oorspronkelijke RIS-opdracht; de tweede behoefte raakt aan de wijze waarop onderzoeksinformatie in het primaire proces ontstaat.

Het samenbrengen van onderzoeksinformatie (metadata)
Informatie uit verschillende bronsystemen (zoals projectadministraties, HR-systemen en repositories) moet worden samengebracht om een actueel en compleet overzicht te krijgen van toekomstig, lopend en afgerond onderzoek.
Het registreren van projectinformatie tijdens de looptijd van onderzoek (projectmodule)
Er is behoefte aan een gebruiksvriendelijke oplossing waarin projectinformatie gedurende het onderzoeksproces kan worden vastgelegd en bijgehouden¹.

Het te ontwikkelen modulair en open systeem MORIS (Modulair Open Research Information System) beoogt een onderzoeksinformatiesysteem te zijn voor alle hogescholen waarin informatie over toekomstig, lopend en afgerond praktijkgericht onderzoek kan worden vastgelegd en ontsloten. Het gaat daarbij in de eerste fase om informatie over projecten, partijen (o.a. lectoraten en betrokken partners), personen en producten (o.a. publicaties, datasets en software).

Op basis van deze gezamenlijke behoefte heeft het CSC-hbo groen licht gegeven voor de ontwikkeling van MORIS, te beginnen met een proof of concept. Voor de proof of concept-fase is collectieve financiering beschikbaar gesteld, met als doel om de haalbaarheid en richting van MORIS vast te stellen.

1 Zie link naar enquête 2023 en link naar enquête 2025.

Gemaakte afspraken en commitment

Het CSC-hbo heeft zich gecommitteerd aan de gezamenlijke ontwikkeling van MORIS op basis van de volgende uitgangspunten:

MORIS wordt collectief ontwikkeld voor en door de hbo-sector
De sector investeert gezamenlijk in de verschillende ontwikkelfases
Er wordt toegewerkt naar een duurzaam beheermodel, waarbij MORIS als sectorvoorziening beschikbaar komt
Instellingen behouden ruimte voor eigen keuzes, maar onderschrijven het belang van een gezamenlijke basisvoorziening
Het CSC-hbo heeft groen licht gegeven voor de ontwikkeling van MORIS, te starten met een proof of concept.

Voor de proof of concept-fase is collectieve financiering beschikbaar gesteld met als doel om de haalbaarheid en richting van MORIS vast te stellen.

Waar staan we nu?

Voor de ontwikkeling van MORIS wordt, zoals voor alle mogelijke toekomstige diensten, het LCPM-proces (Lifecycle Product Management) van SURF gevolgd, waarbij kwaliteitsaspecten (o.a., architectuur, privacy, security) en beleidskaders (o.a. publieke waarden) worden meegenomen. Inmiddels zijn de eerste twee fases van het LCPM-proces doorlopen: de exploratiefase en de proof of concept-fase.

Exploratiefase

In de exploratiefase is er een project start architectuur opgesteld, de value proposition uitgewerkt en DSpace/DSpaceCRIS als oplossing onderzocht. Deze fase is afgesloten met een business case 0.1 die is voorgelegd en goedgekeurd door de SURF Portfolio Adviesraad (SPA).

Proof of concept-fase

De proof of concept (PoC) is uitgevoerd van oktober 2025 tot februari 2026 met HU, Avans, en SURF. De oorspronkelijke opdracht in de PoC was het verkennen van een open en modulaire RIS-oplossing voor de hbo-sector. Op basis van deze opdracht zijn we begonnen met concept 1: ontwikkelen van MORIS op basis van een bestaande open source software-applicatie (DSpace/DSpaceCRIS)

Tijdens de proof of concept-fase is echter een fundamentele vraag naar voren gekomen: Is een RIS als zelfstandige voorziening voldoende om onderzoeksinformatie duurzaam actueel, en herbruikbaar te houden?

De PoC liet zien dat de kwaliteit en actualiteit van de onderzoeksinformatie sterk afhankelijk zijn van de manier waarop onderzoeksinformatie in het primaire proces wordt vastgelegd. Op basis van deze vraag is een nieuw concept ingebracht: ontwikkelen van MORIS op basis van een in eigen beheer ontwikkelde open source software workflow applicatie.

Deze twee concepten lopen erg uiteen en zijn daarom niet met elkaar te vergelijken. In concept 1 ligt de focus op de eerste functionele behoefte: het samenbrengen van onderzoeksinformatie vanuit verschillende bronsystemen. Concept 2 richt zich voornamelijk op de tweede functionele behoefte: het registreren van projectinformatie tijdens de looptijd van onderzoek.

Concept 1

In concept 1 is geëxploreerd of DSpace/DSpaceCRIS kan voorzien in de belangrijkste taken rondom administreren, rapporteren en uitwisselen van informatie over onderzoek voor de hele sector. DSpace is een open source oplossing oorspronkelijk ontwikkeld als institutionele repository voor het opslaan en ontsluiten van onderzoeksoutput. Met DSpaceCRIS is hier later functionaliteit aan toegevoegd om ook project-, persoons- en partijmetadata te registreren, waardoor het inzetbaar is als RIS.

In de PoC is aandacht besteed aan de mogelijkheden van het koppelen van (externe) bronnen om aanvullende onderzoeksinformatie (Product, Project, Persoon, Partij) en metadata eenduidig op te slaan, met de focus op projectinformatie.

De HU en Avans beschikken bij het uitvoeren van de PoC al over een basale (low-code) applicatie voor projectregistratie. Deze projectregistratie wordt in concept 1 ingezet als interface voor onderzoekers. Voor de deelnemers van de pilot blijkt dat de combinatie van de bestaande applicatie en DSpace/DSpaceCRIS een werkbare situatie oplevert.

Concept 1 brengt informatie en meta-informatie over lopend en afgerond onderzoek samen en kan zo voorzien in de behoefte om te kunnen rapporteren en verantwoorden. Concept 1 kan hierdoor ingezet worden als ‘system of records’ (metadatahub).

Concept 2

In concept 2 is geëxploreerd of het proces van het uitvoeren van een onderzoekproject als kapstok kan dienen voor het verzamelen van onderzoeksinformatie en metadata.

Daarbij is onderzocht of er op relevante momenten (events) vanaf de start en tijdens het uitvoeren van een onderzoeksproject (externe) bronnen aangesproken kunnen worden, gebaseerd op PIDs. Denk aan het aanspreken van een HR-bron op het moment dat een team onderzoekers wordt toegewezen aan een project.

Door het project als basis van registratie in te zetten ondersteunt concept 2 het primaire proces. Hiermee begeeft concept 2 zich nadrukkelijk op het domein van procesondersteuning (uitvoering), in plaats van uitsluitend registratie en ontsluiting. Concept 2 kan hierdoor gezien worden als ‘system of engagement’ (workflow-ondersteuning) en ‘system of records’ (metadatahub).

Concept 2 sluit eveneens aan bij de strategische visie van SURF waar digitale soevereine sectorvoorzieningen ontwikkeld worden op basis van herbruikbare modulaire bouwblokken. Door MORIS op te nemen als reguliere dienst van SURF (volgens het eerdergenoemde LCPM-proces) garandeert SURF de doorontwikkeling, beheer, onderhoud en continuïteit van MORIS.

Drie scenario's

Op basis van de bevindingen uit de PoC liggen er drie scenario’s voor de sector:

Scenario 1 – Doorontwikkeling op basis van DSpace/DSpaceCRIS

In dit scenario wordt MORIS doorontwikkeld op basis van bestaande open source software. De focus ligt op het samenbrengen, registreren en ontsluiten van onderzoeksinformatie (personen, projecten, producten en partijen). Het systeem fungeert primair als system of record.

Voordelen	Risico’s en aandachtspunten
Voorziet in de behoefte om onderzoeksmetadata samen te brengen.	Veel hogescholen hebben aanvullend een aparte applicatie nodig voor projectregistratie in het primaire proces.
Sluit aan bij bestaande internationale standaarden en open source ontwikkeling	De actualiteit en volledigheid van informatie blijft afhankelijk van handmatige invoer of aanvullende integraties.
Beperkter ontwikkelrisico, omdat wordt voortgebouwd op bestaande software.	Geen mogelijkheid tot multi-tenant hosting binnen de huidige opzet, waardoor instellingsoverstijgende informatieuitwisseling beperkt is. Beheer en onderhoud grotendeels in handen van instelling, waardoor ook schaalvoordelen beperkt zijn.
Relatief afgebakende scope (registratie en ontsluiting)

Strategische implicatie

Dit scenario versterkt de publieke ontsluiting en standaardisatie van onderzoeksinformatie, maar laat de ondersteuning van het primaire onderzoeksproces grotendeels bij individuele instellingen.

Scenario 2 - Doorontwikkeling op basis van concept 2 (procesgedreven, modulair)

In dit scenario wordt MORIS ontwikkeld als een oplossing voor projectregistratie waarin het onderzoeksproject als vertrekpunt dient. Het systeem ondersteunt het primaire proces van projectregistratie en fungeert tegelijkertijd als system of record voor onderzoeksinformatie.

Hierbij wordt gewerkt met modulaire bouwblokken en een event-gedreven architectuur, waarbij informatie op de relevante momenten wordt gekoppeld aan het project (denk bijvoorbeeld aan het toekennen van een subsidie). In sommige gevallen zullen relevante bronsystemen (repositories, HR-systemen) via gestandaardiseerde koppelingen informatie aanleveren of ontvangen.

Voordelen	Risico’s en aandachtspunten
Ondersteunt direct het primaire proces van onderzoekers en onderzoeksgroepen.	De event-driven benadering kan impact hebben op het bredere applicatielandschap doordat bestaande systemen veelal niet event-driven zijn ingericht
Verhoogt de actualiteit en datakwaliteit van onderzoeksinformatie doordat registratie plaatsvindt tijdens het proces.	Risico op functieverzwaring als modulariteit onvoldoende wordt bewaakt.
Biedt mogelijkheid tot multi-tenant hosting. Dit maakt uitwisseling van informatie gemakkelijk en zorgt dat beheer en doorontwikkeling bij één partij kan liggen.	Vereist duidelijke governance en strakke scopebewaking om ongewenste uitbreiding te voorkomen.
Versterkt harmonisatie en standaardisatie van onderzoeksprocessen.	De ambities zijn hoog en de complexiteit is groot. Bewaking ontwikkeling basisfunctionaliteiten noodzakelijk.
Combineert procesondersteuning en registratie in één modulaire architectuur.

Strategische implicatie

Dit scenario positioneert MORIS als een structurele sectorvoorziening die zowel procesondersteuning als informatieontsluiting omvat. Het biedt de grootste potentie voor duurzame datakwaliteit en sectorbrede harmonisatie, maar vraagt om zorgvuldige architectuur- en governancesturing.

Scenario 3 – Niet collectief verder gaan

In dit scenario wordt geen vervolg gegeven aan MORIS als collectieve ontwikkeling. Hogescholen kiezen individueel oplossingen, al dan niet via aanbestedingen.

Voordelen	Risico’s en aandachtspunten
Instellingen kunnen in eigen tempo keuzes maken.	Versnippering van oplossingen binnen de sector.
Maximale autonomie per instelling.	Beperkte schaalvoordelen en hogere totale kosten op sectorniveau
Geen aanvullende collectieve investering.	Complexere gegevensuitwisseling en verminderde harmonisatie.
	Minder gezamenlijke invloed op open standaarden en digitale soevereiniteit.

Strategische implicatie

Dit scenario biedt individuele vrijheid, maar vergroot de kans op fragmentatie en hogere structurele kosten binnen de sector. Daarnaast zal harmonisatie primair via afspraken in plaats van via gezamenlijke voorzieningen moet worden gerealiseerd.

Advies

De sector staat in dit traject voor een strategische keuze:

Positioneren wij MORIS als een RIS waarin de focus ligt op het samenbrengen van de onderzoeksinformatie?
óf
Ontwikkelen wij MORIS als een modulaire bouwsteen waarin projectregistratie en informatieontsluiting geïntegreerd zijn?

Beide richtingen zijn valide, maar leiden tot wezenlijk verschillende architectuurkeuzes en sectorale impact.

Scenario 1 (gebaseerd op DSpace / DSpaceCRIS) positioneert MORIS als centrale registratie- en ontsluitingsvoorziening. Dit sluit aan bij de oorspronkelijke opdracht en biedt focus en afbakening. De verantwoordelijkheid voor procesondersteuning en projectregistratie blijft dan bij individuele instellingen. Dit model is overzichtelijk, maar kent als structureel aandachtspunt dat de kwaliteit en actualiteit van het RIS afhankelijk blijven van de wijze waarop instellingen hun primaire proces hebben ingericht en gekoppeld.

Scenario 2 positioneert MORIS niet alleen als eindpunt van registratie, maar als structurele bouwsteen in het onderzoeksproces zelf. Door procesregistratie en informatieontsluiting modulair te integreren, wordt de informatie op het moment van ontstaan vastgelegd. Daarmee wordt het risico verkleind dat het RIS een afgeleide, achteraf gevulde registratie blijft. Deze benadering vraagt om strakke architectuurprincipes, heldere modulariteit en stevige governance om complexiteit beheersbaar te houden.

De PoC heeft zichtbaar gemaakt dat de transitie naar goed geregistreerde onderzoeksinfomratie niet primair wordt bereikt door registratie achteraf, maar door betere verankering van vastlegging in het primaire proces. Een betrouwbaar RIS staat of valt met de beschikbaarheid van een goed ingerichte projectregistratiemodule als randvoorwaarde voor actuele vulling. Door informatie vast te leggen op het moment dat deze ontstaat, dicht bij de bron en in het werkproces, wordt de administratieve last verlaagd en de datakwaliteit verhoogd. Tegelijkertijd voorkomt een multi-tenant oplossing dat er meerdere parallelle instanties met eigen configuraties ontstaan, wat versnippering en extra beheerkosten zou veroorzaken. Deze koers ondersteunt bovendien het collectieve uitgangspunt: één schaalbare voorziening waarin zowel kleine als grote instellingen kunnen meekomen. Daarom adviseren wij om MORIS in de pilotfase te positioneren als modulaire bouwsteen waarin procesregistratie en informatieontsluiting geïntegreerd worden (scenario 2).

Vooruitblik en tijdlijn komende fase

Met de bevindingen uit de proof of concept-fase adviseren we om de pilotfase in te gaan op basis van het tweede concept. De eerste fase van de pilot heeft tot doel om een minimaal werkbaar product (MVP) te ontwikkelen dat specifiek gericht is op de behoefte om projectinformatie te registreren. De MVP maakt het mogelijk om projectinformatie open, duurzaam en uniek vindbaar (de F in FAIR) te registreren, waarbij het motto “create once, reuse often” centraal staat.

Na afronding van de pilot zal het MVP onderzoekers in ieder geval in staat stellen om:

Projectinformatie te registreren (project aanmaken, projectleden en partners toevoegen en (tussentijdse) resultaten koppelen)
Altijd de laatste status van hun project te kunnen inzien
Samen te werken in projecten, zowel binnen de instelling, als in instellingsoverstijgende projecten

Beleidsadviseurs en managers zijn in staat om:

Een overzicht te genereren van alle lopende projecten (binnen hun afdeling)
Een overzicht te genereren van alle samenwerkingspartners binnen een gekozen periode
Een overzicht te genereren van onderzoeksresultaten (binnen hun afdeling)

Ondersteuners zijn in staat om:

Processen te ondersteunen op basis van bepaalde mijlpalen (bijv. DMP ingediend bij financier)

We leggen in de pilot de focus op de basisfunctionaliteiten en laten andere functionaliteiten zoals “subsidies koppelen” buiten beschouwing. Op basis van feedback wordt het MVP stapsgewijs verbeterd en uitgebreid.

De pilotfase wordt opgedeeld in de volgende onderdelen:

Verder verzamelen en verwerken input en feedback van gebruikers (incl. programma’s van eisen en wensen)
Uitwerken architectuur en ontwikkelen MVP
Uitvoeren pilots met select aantal hogescholen
Voorbereiding beheer, governance en opschaling
Uitwerken van het businessmodel

Als na de pilotfase wordt besloten om niet door te gaan naar de volgende fase, levert het traject alsnog waardevolle en concrete resultaten op voor de sector. Allereerst is er een open source product ontwikkeld, dat vrij beschikbaar blijft en door anderen kan worden gebruikt, doorontwikkeld of aangepast aan de eigen behoeften. Daarnaast ligt er een uitgewerkt programma van eisen en wensen voor een sectorbrede dienst. Dit document kan direct dienen als basis voor een eventuele aanbesteding of als richtinggevend kader voor vervolgstappen, ongeacht wie deze oppakt.

Verder levert de pilot inzicht in de relevante onderzoeksprocessen: hoe deze verlopen, waar knelpunten zitten en welke randvoorwaarden cruciaal zijn voor succesvolle ondersteuning. Deze kennis helpt om de ontwikkeling en/of implementatie van een ander product te versnellen. Tot slot gaan de ontwikkeling van modulaire bouwblokken ons leren hoe een oplossing flexibel en schaalbaar kan worden ingericht, zodat onderdelen los van elkaar ontwikkeld, vervangen of uitgebreid kunnen worden. Ook zonder vervolg vormt de pilot daarmee een stevige inhoudelijke en strategische basis voor verdere besluitvorming binnen de sector.

Conclusie

MORIS is een strategische investering in de gezamenlijke onderzoeksinfrastructuur van hogescholen.

De proof of concept-fase heeft laten zien dat er een brede behoefte is aan een projectenmodule en aan een integratielaag waarin informatie over personen, project, producten en partijen bij elkaar komt. Tijdens de proof of concept-fase is ook gebleken dat veel leden nog geen of minimaal systeem hebben voor de ondersteuning en registratie van het primaire proces: het uitvoeren van een onderzoeksproject.

We kiezen ervoor om het onderzoeksproject als basis van MORIS in te zetten omdat deze raakt aan het primaire proces, meerwaarde heeft voor de onderzoeker en het mogelijk maakt om real-time inzicht te hebben in het onderzoeksproces.

We vragen CSC-hbo in te stemmen om door te gaan naar de pilotfase en bij te dragen aan de financiering hiervan.

Oproep participatie in de pilot

Wij roepen hogescholen op om actief deel te nemen aan de pilotfase van MORIS. Met minimaal drie actief deelnemende hogescholen kunnen we MORIS goed laten aansluiten op de behoeften van de hele sector. Door gezamenlijk op te trekken, zorgen we ervoor dat de oplossing niet alleen technisch werkt, maar ook daadwerkelijk past bij de praktijk binnen hogescholen.

Hogescholen kunnen in de pilotfase verschillende posities innemen:

Actief deelnemen aan het pilottraject
Meewerken aan verdere ontwikkeling, testen en validatie van MORIS.
Voorlopig afwachten
Nog niet actief deelnemen aan pilots, maar wel aanhaken zodra MORIS beschikbaar komt als oplossing voor de sector. Door voorlopig af te wachten en ook geen input te leveren, mist een instelling de kans om invloed uit te oefenen op de inrichting van MORIS. Hierdoor is het mogelijk dat een complexere migratieslag gemaakt zal moeten worden om aan te sluiten op de sectorstandaard.
Tijdelijk een eigen oplossing kiezen
Bijvoorbeeld via een aanbesteding, met de afspraak om aansluiting op MORIS in de toekomst open te houden.

Ook hogescholen die niet actief deelnemen aan de pilot nodigen we uit om bij te dragen. We maken graag gebruik van bestaande Programma’s van Eisen en Wensen, beleidsdocumenten en andere relevante input die betrekking hebben op onderzoeksinformatie of projectregistratie. Op die manier bouwen we voort op wat er al is ontwikkeld binnen de sector en voorkomen we dubbel werk.

De inzet van hogescholen die actief deelnemen aan de pilot bestaat gedurende de looptijd (mei – december) uit:

Een projectleider aan de kant van de hogeschool (ongeveer 1 dag per week) voor coördinatie en begeleiding van de pilot
Inzet van datastewards en IT-personeel voor inhoudelijke en technische afstemming
Toegang tot relevante data en te koppelen systemen, ten behoeve van ontwikkeling en testen
Twee onderzoekers die de workflow van projectregistratie toetsen in de praktijk