Aansluiten

Als je als hogeschool je onderzoekers en lectoraten een platform wil bieden op Publinova kan dat op twee manieren: via het Freemium en Premium-contract. Met het Premium-contract wordt de informatie uit je bronsysteem eenvoudig ingeladen op Publinova. Met het Freemium-contract kan je alleen handmatig informatie toevoegen. Hieronder vertellen we je meer over Freemium en Premium.

Let op:

• Alleen hogescholen die lid zijn van SURF kunnen een Publinova-contract afnemen
• Deze stappen gelden niet voor lectorenplatforms en onderzoeksconsortia. De aansluiting van deze partijen op Publinova verloopt via de penvoerder van het onderzoek. Voor meer informatie en afstemming hierover kun je contact opnemen met info@publinova.nl.

Freemium

Het Freemium-contract maakt het mogelijk om tijdelijk zonder kosten je onderzoeksondersteuners, onderzoekers en lectoren toegang te verlenen tot de functionaliteit van een platform. Je medewerkers kunnen inloggen via SURFconext met hun instellingsaccount en krijgen daarmee bepaalde editrechten die een gewone bezoeker niet heeft. Met deze toegang kunnen zij hun projecten en onderzoeksresultaten plaatsen op Publinova. Dit moet wel handmatig worden ingevoerd. Voor meer informatie over het Freemium-contract kun je contact opnemen met info@publinova.nl.

Publinova wordt per 2026 opgenomen als basisvergoeding van SURF voor de sector Hogescholen. Alle deelnemende partijen ontvangen hier bericht over wanneer dit van toepassing is. Voor meer informatie kun je contact opnemen via info@publinova.nl.

Premium

Bij het Premium-contract betaalt de hogeschool maandelijks bedrag, afhankelijk van de grootte van de hogeschool. Naast toegang tot alle functionaliteiten, geeft dit contract de mogelijkheid om een koppeling te leggen tussen één of meerdere bronsystemen van de hogeschool en Publinova. Onderaan deze pagina vind je een lijst met alle reeds gekoppelde bronsystemen. Alle (openbare) informatie vanuit het bronsysteem wordt automatisch ingeladen. Denk aan projecten, producten (onderzoeksresultaten), partijen die hebben meegewerkt aan het onderzoek of project, en de personen die een bijdrage hebben geleverd. Voor meer informatie over het Premium-contract kun je contact opnemen met info@publinova.nl.

Aansluitstappen

1. Intakegesprek: Stuur een mail naar info@publinova.nl met het verzoek om aan te sluiten op onze dienst. Geef in je aanmelding aan of je kiest voor het Freemium of Premium-contract. Als je interesse hebt in het Premium-contract, nemen we de technische stappen en voorwaarden door die belangrijk zijn voor de koppeling tussen bronsysteem en Publinova. We maken samen een plan voor de verdere aansluiting.
2. Contracten: Zowel voor het Freemium als Premium-contract moeten er contracten worden ondertekend. De contracten kunnen worden aangevraagd via SURFdashboard, de ICP (instellingscontactpersoon) heeft hiertoe toegang. We raden aan om een de privacy check uit te voeren binnen de organisatie. Download hier een voorbeeld.
3. Technische aansluiting: Er worden twee technische aansluitingen uitgevoerd:
   • SURFconext koppeling: Nadat het contract (Freemium danwel Premium) is afgesloten, krijgt de SURFconext-contactpersoon van jouw instelling een verzoek om SURFconext te koppelen aan de dienst Publinova in zijn/haar SURFconext-dashboard.
   • Bronsysteem: Afhankelijk van het gebruikte bronsysteem wordt er een afspraak ingepland met de Functioneel Beheerder. Let op: Als je bronsysteem niet in de lijst met bekende bronsystemen staat, kunnen er extra aansluitingskosten in rekening worden gebracht vanwege het extra werk. We kunnen hier een inschatting van maken op basis van een gesprek en eventueel aanvullende documentatie, voor er gekozen wordt voor het Premium-contract.
     • Wanneer de koppeling gereed is, worden de gegevens in onze demo-omgeving getoond. Wanneer deze goedgekeurd zijn door de hogeschool, worden ze naar Publinova.nl doorgezet.
4. Inrichten op Publinova.nl: Tijdens het doorlopen van de technische stappen, wordt er een hogeschool-pagina op Publinova aangemaakt. Deze pagina moet door de hogeschool zelf gevuld worden met gegevens over de hogeschool. Vind hier meer informatie hoe je de pagina klaar kan maken. Daarnaast is er een contactpersoon voor Publinova nodig per hogeschool, die deel kan nemen aan het doorontwikkelingsoverleg en de contactpersoon is vanuit de instelling.
5. Implementeren: Publinova is nu klaar om gebruikt te worden! Informeer je onderzoekers, lectoren en onderzoeksondersteuner over de mogelijkheden die Publinova hen biedt. We helpen hierbij door een communicatiepakket aan te bieden en zijn altijd bereikbaar voor vragen. Daarnaast hebben we een communicatie community waarin we je up to date houden en redactie vraagstukken voorleggen. Hierbij kan je vrijwillig aansluiten.

Wie heb je nodig tijdens het aansluitproces?

Tijdens het aansluitproces heb je de volgende personen binnen de instelling nodig:

• Contractondertekenaar: Iemand die verantwoordelijk is voor de behandeling of het inzien van de contracten met SURF.
• Privacy-officer: Als instelling ben je verantwoordelijk voor de informatie die je doorgeeft. Betrek je privacy-officer bij het uitvoeren van de privacycheck (DPIA).
• De SURFconext contactpersoon
• In geval van een Premium-contract: De functioneel beheerder(s) van het bronsysteem dat je aan Publinva wilt koppelen.
• (Onderzoeks)communicatieadviseur. De communicatieafdeling, die betrokken moet zijn bij de implementatiefase en het gebruik van het communicatiepakket om bekendheid te genereren.

We adviseren om deze personen tijdig te betrekken om het aansluitproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Reeds gekoppelde bronsystemen:

• Gaustadt
• Pure
• Sharekit
• GreenI
• website HU
• HKU-repo

Kosten

Met ingang van 2024 gelden de volgende kosten voor het Premium-contract: Het tarief bedraagt €1,93 per student per jaar, met een minimumbedrag van €2.200 en een maximumbedrag van €44.000 per jaar.