De meeste informatie wordt aangeleverd door bronsystemen van hogescholen die aangesloten zijn bij Publinova. Om welke bronsystemen het gaat, verschilt per hogeschool. Het kan gaan om repositories van instellingen zoals SURFsharekit, PURE, of bijvoorbeeld een hogeschoolwebsite. Er wordt zoveel mogelijk volgens standaarden informatie uitgewisseld.
De hogeschool bepaalt in hoeverre de onderzoeker de informatie kunt bewerken of toevoegen, via Publinova of dat dit via je bronsysteem moet.
Het is belangrijk om de kwaliteit van de informatie te waarborgen, dus er kunnen beperkingen van toepassing zijn. Bijvoorbeeld, het toevoegen van nieuwe producten moet via het bronsysteem van de hogeschool maar je kan wel je eigen persoonsprofiel bewerken. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de informatie op Publinova betrouwbaar en relevant blijft. De informatie vanuit het bronsysteem wordt automatisch geüpdatet wanneer er nieuwe versies beschikbaar zijn.